Vari Hall

Planning for navigating the phased return to campuses - Fall/Winter 2020-21

 

The following is an important message to the University community:

La version française suit la version anglaise.

Dear York community:

As the University begins to plan for a gradual and phased return to our campuses, it is important to recognize that the pandemic state of emergency is still in effect. York has joined all other GTA universities and many large organizations in supporting the City of Toronto’s request to continue remote work until Fall 2020 (see: COVID-19 Community Update #36)

This means that most University departments will continue with their current remote working arrangements as they have since March 20 until at least September, unless otherwise notified.

Over the next few months expansion of required services will include:

  • gradually ramping up research;
  • introducing “curbside” library pickup of collections not available online and services to increase digital content;
  • offering selected in-person smaller classes and tutorials in the Fall term, along with experiential learning activities such as studios and labs, for those courses that require face-to-face instruction.

All these plans and activities are within the context of the provincial government’s Framework for reopening our province and the University.

York University continues to be guided by public health and government directives and coordinated with the university sector in Ontario and Canada, to ensure that the University’s mission of high-quality teaching, research and learning is successfully supported while operating under emergency restrictions.

York’s Phased Return to Campus Plan will guide and serve our entire community: faculties, programs, campuses, students, staff, faculty and instructors. The plan will fully address the unique needs of different students, academic and research programs, locations and other factors. In all the University’s plans, York will continue to live its values of being a kind and caring community, placing people and their needs at the forefront.

Operational planning for this phased return to our campuses is being supported by York’s Emergency Operations Centre (EOC), which also continues to manage all ongoing campus operations while we remain in this pandemic state of emergency. Our commitment to the entire York community is that we will not begin any of our phased return to campus activities until we are permitted to do so and the necessary health and safety measures are in place so that we all continue to be protected.

Overview of plans for the Phased Return to Campus

The balance of this document addresses activities underway or planned. Additional detailed and specific information about these plans will be communicated separately and posted on the Phased Return to Campus website.

Gradually ramping up research

Since late March, only those research labs conducting critical COVID-19 related research and time-sensitive critical projects have been physically open on campus. Many of our researchers are continuing their research from home. Over the past weeks, the Office of Vice-President Research and Innovation (VPRI), all York Faculties and the Council of Research Directors of the Organized Research Units have worked closely with the Emergency Operations Centre to develop a carefully staged and gradual ramping up of research. Click here for more information.

Approved York researchers are expected to gradually return to campus beginning the week of June 22 in a staged manner following the provincial government’s Framework for reopening our province and York’s coordination of necessary supports.

Essential staff required to support these research activities will also be returning to campus.

Throughout the pandemic, online and other remote services are being offered by York University Libraries to ensure students have access to important learning materials and can avail themselves of research guidance and assignment support through a variety of remote modes of online communications.

Librarians and archivists continue to teach a range of online classes from assignment-based research resources to digital literacy, tailored to course and curricular needs:

To expand access to content not available online, a comprehensive plan to safely implement “curbside pickup” of library materials and services to increase digital content is anticipated to start by June 29. For more information, visit this website.

Facility services support:

York Facilities Management is supporting these essential activities and is completing a space allocation plan to support all the high priority/required research and library space requirements, while providing for the necessary physical distancing, security and safety plans, custodial and washroom protocols, signage and PPE requirements.

Fall term academic planning

In May, the University announced its plans for the Fall term (see: COVID-19 Community Update #35) After consulting with the government and public health authorities, as well as Senate Executive, the University decided to offer a full selection of academic programming using primarily online/remote learning, with select in-person instruction.

The University is providing a range of supports for instructors to prepare to deliver courses and programs remotely. For more information, read COVID-19 Community Update #34.

It is anticipated that we will also be able to offer select in-person experiential activities that cannot be easily adapted to remote delivery format including labs and studios.

Housing and residence life:

Residences will remain open with a reduced number of rooms/beds to ensure safe physical distancing and a small ratio of students assigned to each bathroom facility. For more information, visit Housing & Conference Services.

Return to Campus website:

With so much uncertainty related to the pandemic, we will endeavour to provide as much clarity as possible to students, faculty, instructors and staff by communicating early and often as plans evolve.

A dedicated Return to Campus website resource is being prepared to provide the York community with clear, consistent and timely communications throughout this phased return to campus as we move forward in the coming weeks and months. We encourage you to stay informed as we continue to share plans and programs.

As always, we are grateful to all our community members for their continued patience, understanding and commitment as we continue to manage our way through these challenging times.

Best regards,

Rhonda L. Lenton
President and Vice-Chancellor


Planification du retour graduel sur nos campus — Automne-hiver 2020-2021

Chère communauté de York,

Alors que l’Université commence à planifier son retour graduel et progressif sur nos campus, il est important de reconnaître que l’état d’urgence de la pandémie demeure en place. York se joint aux autres universités de la région du Grand Toronto et à plusieurs grandes organisations pour appuyer la demande de la Ville de Toronto de continuer de travailler à distance jusqu’en automne 2020.
https://coronavirus.info.yorku.ca/2020/05/community-update-36-covid-19-york-university-supports-city-of-toronto-request-to-continue-work-at-home-arrangements-until-september/.

Cela signifie que la plupart des départements universitaires maintiendront les dispositions de télétravail mises en place le 20 mars jusqu’au mois de septembre au moins, à moins d’avis contraire.

Au cours des prochains mois, les services essentiels incluront:

  • une expansion graduelle de la recherche;
  • l’introduction d’un système de collecte des livres de bibliothèque non disponibles en version numérique au moyen d’un « service de ramassage sur le trottoir » et de services pour accroître le contenu numérique;
  • l’offre de petites classes et séances de tutorat en personne durant la session d’automne et d’activités d’éducation expérientielle en studio ou en laboratoire pour les cours nécessitant un apprentissage en présentiel.

Tous ces plans et toutes ces activités s’inscrivent dans le Cadre visant le déconfinement de la province du gouvernement provincial et de l’Université: https://www.ontario.ca/fr/page/un-cadre-visant-le-deconfinement-de-la-province.

L’Université continue d’être guidée par les directives de la santé publique et du gouvernement et travaille de concert avec le secteur universitaire en Ontario et au Canada, afin d’assurer que la mission de l’Université, à savoir un enseignement, une recherche et un apprentissage de haute qualité, soit appuyée fructueusement et conformément aux restrictions d’urgence.

Le retour graduel de York sur le campus couvrira les besoins de toute notre communauté : facultés, programmes, campus, corps étudiant, personnel, corps professoral et enseignant. Le plan répondra pleinement aux différents besoins des étudiants : programmes académiques et de recherche, emplacements et autres facteurs. Dans tous les projets de l’université, York continuera à mettre en pratique ses valeurs, à savoir être une communauté compatissante et bienveillante, plaçant ses membres et leurs besoins au premier plan.

La planification opérationnelle de ce retour progressif sur nos campus est appuyée par le Centre des opérations d’urgence (EOC) de York, qui continuera également à gérer toutes les opérations en cours sur les campus tant que l’état d’urgence pandémique durera. Notre engagement envers l’ensemble de la communauté de York est de n’entamer aucune de nos activités de retour progressif sur les campus tant que nous ne serons pas autorisés à le faire et que des mesures de santé et de sécurité nécessaires ne seront pas mises en place afin d’assurer notre protection.

Aperçu des plans pour le retour progressif sur le campus

Le reste de ce document porte sur les activités déjà en cours ou prévues. D’autres renseignements précis sur ces plans seront communiqués séparément et affichés sur le site Web du retour graduel sur le campus: https://returntocampus.info.yorku.ca/?lang=fr.

Recherche graduellement plus importante

Depuis la fin du mois de mars, seuls les laboratoires de recherche menant des recherches critiques liées à la COVID-19 et des projets critiques et asservis au temps sont restés ouverts sur les campus. Beaucoup de nos chercheurs ont continué leurs recherches chez eux. Au cours des dernières semaines, le Bureau du VPRI, toutes les facultés de York et le Conseil des directeurs de recherche des unités de recherche organisée ont collaboré étroitement avec le Centre des opérations d’urgence pour mettre au point une reprise de la recherche progressive et soigneusement échelonnée: https://research.info.yorku.ca/news-events/covid-19-researchers-information/ramping-up-research/.

Les chercheurs approuvés de York devraient commencer à retourner graduellement sur le campus à partir de la semaine du 22 juin 2020, en respectant le Cadre visant le déconfinement de la province du gouvernement provincial et la coordination par York des soutiens nécessaires: https://www.ontario.ca/fr/page/un-cadre-visant-le-deconfinement-de-la-province.

Le personnel essentiel requis pour appuyer ces activités de recherche reviendra aussi sur le campus.

Tout au long de la pandémie, des services en ligne et d’autres services à distance ont été proposés par les bibliothèques de l’Université York afin de garantir que les étudiants aient accès à d’importants matériels d’apprentissage et puissent bénéficier d’une orientation en matière de recherche et d’une aide aux devoirs grâce à divers modes de communication à distance en ligne.

Les bibliothécaires et les archivistes continuent à donner des cours en ligne adaptés aux besoins des cours et des programmes allant de ressources de recherche pour des travaux à la littératie numérique.

Afin d’élargir l’accès à des contenus non disponibles en ligne, un plan global visant à mettre en œuvre en toute sécurité le « service de ramassage des documents en bordure de trottoir » et des services de bibliothèque pour accroître les contenus numériques devrait démarrer d’ici le 29 juin 2020. Veuillez visiter https://researchguides.library.yorku.ca/covid19services/libraryclasses pour plus d’information.

Soutien des services des installations:

Le Service des installations de York appuie ces activités essentielles et met actuellement au point un plan d’affectation des locaux pour répondre à tous les besoins hautement prioritaires/essentiels de locaux pour la recherche et les bibliothèques, tout en respectant les distances physiques nécessaires, les plans de sécurité, les protocoles de nettoyage et de toilettes, la signalisation requise et les exigences en matière d’EPI.

Planification académique du trimestre d’automne

En mai, l’Université a annoncé ses plans pour le trimestre d’automne: https://coronavirus.info.yorku.ca/2020/05/community-update-35-covid-19-presidents-update-on-the-fall-term/. Après avoir consulté le gouvernement, les autorités de santé publique et le Comité de direction du Sénat, l’Université a décidé d’offrir une sélection complète de programmes universitaires faisant principalement appel à l’apprentissage en ligne/à distance avec quelques cours en personne.

L’Université fournit plusieurs soutiens aux enseignants pour qu’ils se préparent à offrir des cours et des programmes à distance. https://coronavirus.info.yorku.ca/2020/05/community-update-34-covid-19-planning-for-fall-and-supports-for-remote-teaching/.

Nous prévoyons aussi proposer en mode présentiel des activités expérientielles pouvant difficilement être adaptées à un format à distance, comme des activités en laboratoire ou en studio.

Vie en résidence et appartements:

Les résidences resteront ouvertes avec un nombre réduit de chambres/lits pour assurer une distance physique sécuritaire et un petit ratio d’étudiants affectés à chaque salle de bain. https://studenthousing.info.yorku.ca/updates/.

Site Web pour le retour sur le campus:

Avec autant d’incertitudes liées à la pandémie, nous nous efforcerons d’apporter autant de clarté que possible aux étudiants, aux professeurs, aux enseignants et au personnel en communiquant fréquemment et le plus tôt possible à mesure que les plans évoluent.

Un site Web dédié au retour sur le campus est en cours de préparation afin de fournir à la communauté de York des communications claires, cohérentes et pertinentes au sujet de ce retour progressif sur le campus au cours des semaines et des mois à venir. Nous vous encourageons à rester informés alors que nous continuons à partager nos plans et programmes. https://returntocampus.info.yorku.ca/.

Comme toujours, nous sommes reconnaissants envers tous les membres de notre communauté pour leur patience, leur compréhension et leur engagement tandis que nous continuons à gérer cette période difficile.

Cordialement,

Rhonda L. Lenton
Présidente et vice-chancelière